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Hoy os vamos a hablar de una herramienta muy potente que pensamos ha venido a cambiar las reglas del juego en las empresas y de hecho lo está demostrando: Google Suite la anteriormente llamada Google Apps. Ahora vais a ver porqué decimos esto y la potencia y posibilidades tan infinitas que tienen, mas que herramienta, este compendio de herramientas y aplicaciones en la nube de Google para las empresas y profesionales que necesitan estar 100% operativos y online.

GOOGLE SUITE. EL ANTERIORMENTE CONOCIDO COMO GOOGLE APPS FOR WORK.

Tradicionalmente nuestro equipo de escritorio era el encargado de albergar todos nuestros documentos, ya fueran para uso personal o profesional: documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, archivos CAD, presentaciones… Después, disponíamos de una o varias cuentas de correo electrónico, que eran totalmente independientes y que no tenían ninguna vinculación con dichos documentos (salvo que los hubieses adjuntado en algún envío). En muchas oficinas es habitual que exista un equipo que almacena todos los directorios y ficheros relevantes para el trabajo, y que los empleados accedan a ellos desde otros equipos que están en red. No es que esta forma de trabajar esté totalmente desfasada, pero si es verdad que a día de hoy existen herramientas que te aportan una mayor flexibilidad, al permitirte acceder a tus ficheros fácilmente desde cualquier dispositivo en cualquier lugar del mundo, y que pueden aumentar la productividad de tu empresa.

[https://gsuite.google.es/intl/es/ G Suite] es un servicio creado por Google que te ofrece numerosas funcionalidades: correo electrónico, chat, almacenamiento en la nube… Si no te suena G Suite, quizás sí lo haga Google Apps, que era el nombre que recibía este producto hasta septiembre de 2016.

¿DE QUÉ HERRAMIENTAS DISPONE G SUITE?

Vamos a ver alguna de ellas:

*Correo de Gmail, donde podrás obtener una dirección personalizada (@miempresa.com), 30 GB de almacenamiento (aún recuerdo mi primera cuenta de Gmail, que tenía 1 GB y me parecía una barbaridad) y posibilidad de utilizar chat y vídeo.

*Calendarios online, donde podrás añadir reuniones, recordatorios, eventos… Podrás configurarlo para decidir quién tiene acceso (toda la empresa, un departamento…).

*Google +, la red social de Google donde podrán conectarse todos los integrantes de un equipo de trabajo para aportar ideas, experiencias, novedades… Puedes decidir quién tiene acceso a los contenidos.

*Meet de Hangout, para participar en videoconferencias que evitarán desplazamientos innecesarios. Se puede acceder a ellas directamente desde un calendario o a través de una invitación recibida en Gmail. Además, el contenido de las reuniones se encripta, algo básico desde el punto de vista de la seguridad.

*Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones; podrás trabajar con estos tipos de archivos en la nube, y podrán editar varios usuarios el mismo documento a la vez. Los ficheros generados luego se podrán guardar con las extensiones de archivo más utilizadas: .docx, .txt, .html, .pdf, .odt…

*Formularios, que podrás crear fácilmente para enviárselos a tus empleados o clientes. Luego puedes analizar los resultados obtenidos con las hojas de cálculo de G Suite.

*Sites, donde puedes crear una web donde subir y mostrar contenidos. No es necesario poseer un dominio, aunque si posees uno puedes integrarlo en Sites. Tampoco te hará falta tener conocimientos de lenguajes como HTML, CSS o JavaScript. Puedes hacer que el contenido sea público y lo pueda consultar todo el mundo, o bien limitar el acceso y que funcione como una intranet.

*Keep, que es algo parecido a un bloc de notas o a los Post-it, un lugar en la nube donde puedes apuntar ideas, tareas pendientes, dibujos…

*Drive, el almacenamiento de G Suite. Dependiendo del plan contratado (hablaremos de ello en la siguiente sección) podrás disponer de almacenamiento ilimitado. Es un servicio bastante seguro, siempre y cuando los usuarios que lo utilicen sean cuidadosos (eligiendo contraseñas de acceso seguras, por ejemplo).

*Cloud Search, que es como el buscador de Google, pero dentro de tu servicio de G Suite. Imagina que sabes que en algún documento de tu empresa se menciona un problema que hubo en el pasado con algún cliente. Con Cloud Search puedes hacer una búsqueda con su nombre, y te aparecerán los resultados que lo incluyan, que pueden ser correos electrónicos de Gmail, Calendario, Documentos…

*Consola del administrador, desde donde podrás gestionar todo lo relacionado con este servicio de Google: gestionar usuarios y sus permisos, gestionar grupos o configurar opciones de seguridad.

PLANES DE CONTRATACIÓN DE G SUITE

Si eres una empresa, dispones de tres planes para contratar: Basic (5 dólares al mes por usuario, unos 4,10 euros al cambio del 4 de enero de 2018), Business (10 dólares al mes por usuario, unos 8,20 euros) y Enterprise (25 dólares al mes por usuario, unos 20,7 euros).

El plan Basic te ofrece 30 GB de almacenamiento, asistencia 24 horas todos los días del año y un dominio para tu correo electrónico. Si contratas el Business dispondrás de espacio de almacenamiento ilimitado si hay más de cinco usuarios, o 1TB por usuario si el número es menor. Dispondrás de Cloud Search, informes de auditoría, detección electrónica para emails, archivos y chats… El Enterprise incorpora un plan para prevenir la pérdida de datos de Gmail y Drive, sistema S/MIME en tu correo electrónico (aumenta la seguridad de tus comunicaciones), posibilidad de mejorar la seguridad del acceso a G Suite…

Existe otro plan para equipos, que cuesta lo mismo que el Business. También existe G Suite for Education, pensada para que la utilicen colegios e institutos, y que es completamente gratuita.

Si te interesa GSuite te vamos a dar un descuento importante durante el primer año, esperamos que te sea útil, te dejamos los códigos a continuación:

Hasta aquí un repaso somero sobre algunos de los servicios que ofrece G Suite (antes Google Apps). Dependiendo de las necesidades de tu empresa puede ser una buena opción para facilitarte ciertas tareas; puedes estar de viaje en Nueva Zelanda y acceder inmediatamente a un documento que te ha pedido un cliente de Teruel, o pueden coordinarse y editar un mismo documento varios trabajadores que se encuentren en distintas localizaciones, etc. Tú decides sin contratas el servicio y, en caso de hacerlo, que plan se ajusta más a tus necesidades. Hasta la próxima entrada.

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